I tabellen nedenfor beskrives en række opgaver, som skal håndteres af henholdsvis den enkelte institution og af Styrelsen for It og Læring. Opgaveoversigten er af vejledende karakter og baseret på erfaringen fra tidligere overgange. Det er således ikke en endelig anvisning eller en udtømmende liste, men skal udelukkende betragtes som en hjælp til selvhjælp.

    Interessent
    Område Tovholder Beskrivelse Kontaktoplysninger GYM  EUD AMU

    STIL's kontor for infrastruktur

    UVM
    Skolen

    Institutionen skal informere Styrelsen for It og Læring om dato for overgang. Det skal senest ske den 1. juni 2019.

    STIL koordinerer og aftaler produrer for de enkelte systemer i UVM.

    Nedenstående aktiviteter må ikke igangsættes før der er indgået en aftale med STIL herom.

    fritvalg@stil.dk

    x x
    x
    AUB (ATP)
    Nationalt Skolen

    Institutionen skal informere AUB om dato for overgang, og procedure skal aftales. Leverandøren af det nye system skal have en erhvervsfuldmagt fra skolen for at kunne indberette til AUB. Se https://indberet.virk.dk/aub-leverandoer. Bemærk, at alle skole- og skolehjemsophold, der ikke kan indberettes fra det nye system, skal være indberettet inden overgangen.

    Martin Svensson, mvs@atp.dk
    Torben Have, thp@atp.dk


    x
     
    Danmarks Statistik Nationalt
    Skolen

    Institutionen skal informere DST om dato for overgang, og procedure skal aftales.

    Nikolaj Kær Schrøder Larsen, nkl@dst.dk

    x x
    x
    EASY-A delvis nedlukning UVM STIL

    Det er muligt at lave en delvis overgang til nyt system. Fx kan man overgå med GYM først, EUD næst, og AMU til sidst.

    Hvis man overgår delvist med GYM-aktivitet, skal EASY-A fortsat stå åben til administration af EUD og AMU. Der bliver derfor ikke lukket for dele af EASY-A fra STIL's side. Til gengæld skal skolen afgangsmelde sine elever med den særlige afgangskode 99, der benyttes ved overgang til et andet studieadministrativt system.

    Hvis man overgår delvist med GYM og EUD-aktivitet, lukker STIL for administration af fuldtidsaktivitet, så det herefter kun er muligt at administrere AMU i EASY-A. Før nedlukningen skal skolen afgangsmelde sine elever med den særlige afgangskode 99, der benyttes ved overgang til et andet studieadministrativt system.

    Bemærk, at kode 99 skal benyttes, så en elev ikke er aktiv i to systemer samtidigt. Kode 99 sender til forskel fra andre afgangsmeldinger ikke besked om ophør til fx SU og Ungedatabasen.

      x x
     
    EASY-A fuld nedlukning UVM STIL

    Ved en fuld overgang nedlukkes skolens database, og der oprettes i stedet læseadgang. Det betyder, at:

    • Det vil ikke længere være muligt at rette i data
    • Der vil ikke være kommunikation med andre skoler
    • Der vil ikke være kommunikation med øvrige systemer (fx Elevplan, EASY-P, Efteruddannelse.dk, Ungedatabasen, XPRS, SU, AUB)
    • Der vil ikke være kommunikation med tredjepartssystemer (fx bevismodul, skemaplanlægning, brobygning)

    NB: Det er ikke nødvendigt at benytte afgangskode 99 ved en fuld nedlukning. (Den fulde nedlukning er dog kun mulig, når der lukkes endeligt for AMU-aktivitet.)

      x x
    x
    EASY-A arkiv
    UVM STIL

    Efter lukningen af skolens EASY-A-database vil det fortsat være muligt for skolen at se sine data (men ikke rette i dem) via brugergrænsefladen i EASY-A. Der vil være læseadgang frem til december 2020.

      x
    x
    x
    EASY-P UVM
    STIL

    STIL orienterer produktejer om overgangen.

        x  
    Efteruddannelse.dk UVM STIL

    STIL orienterer produktejer om overgangen. Der lukkes for tilmelding i Efteruddannelse.dk op mod lukningen.

          x
    Eksamensdatabasen
    UVM
    Skolen

    Alle oplysninger skal være overført til eksamensdatabasen inden overgangen ved både migrering og fusion.

    Skolen skal bestille ny brugerkonto og adgangkode ved at henvende sig til STIL's support, der skal bruges af den enten fusionerede eller migrerede skole.

    Henvendelse til STIL's support for Eksamensdatabasen

    x
       
    Elevplan UVM STIL

    STIL orienterer produktejer om fusionen/migreringen.

        x  
    Navision
    Nationalt
    Skolen

    Ved en fuld overgang lukkes for kommunikationen mellem EASY-A og Navision. Hvis EASY-A fortsat er åben for AMU-administration, skal det fortsat være muligt at kommunikere med Navision.

        x x
    Optagelse.dk
    UVM
    Skolen

    Ved migrering skal afhentning af ansøgninger fremover ske til skolens nye studieadministrative løsning. Dette skal skolen aftale med sin nye leverandør samt med Optagelse.dk-supporten.

    Henvendelse til STIL's support for Optagelse.dk

    x
    x
     
    Praktik+ UVM STIL

    STIL orienterer produktejer om overgangen.

        x
     
    Praktikpladsen UVM STIL

    STIL orienterer produktejer om overgangen.

        x
     
    Samarbejdsskoler Lokalt Skolen

    Institutionen skal selv informere sine samarbejdsskoler om dato for overgang.

    Inden migreringen skal skolen aftale med STIL, hvordan flytning, deling, udlån og skolehjemsbooking skal ske.

    Det kunne være sådan her:

    1. Igangværende udlån og delinger af elever skal afsluttes inden overgangen

    2. Igangværende bookninger på eksterne skolehjem skal afsluttes inden overgangen

    3. Fremtidige udlån, delinger og flytninger mellem institutionerne skal foregå efter overgangen. Evt. planlagte skal annulleres via EASY-A.

    4. Fremtidige bookninger på eksterne skolehjem skal foregå efter overgangen. Evt. planlagte skal annulleres via EASY-A.

    Henvendelse til STIL's support for EASY-A

    x x
     
    STUK UVM Skolen

    Skolen skal kontakte Økonomisk Administrativt Center i STUK, så der kan tilrettelægges en hensigtsmæssig procedure for gennemførelse af aktivitetsindberetningerne i overgangsperioden.

    Som udgangspunkt afsluttes sidste hele kvartal i EASY-A. Alle supplerende indberetninger til tidligere kvartaler skal også være afsluttet. Hvis man eksempelvis skifter system den 1. august, skal man være opmærksom på, at indberetning fra tredje kvartal skal foretages fra det nye studiesystem. For fuldtidsindberetning skal man altså eksempelvis kunne indberette for hele perioden 16/6-15/9.

    Jørgen Nielsen, jorgen.nielsen@stukuvm.dk

    x
    x
    x
    SU Nationalt Skolen

    Institutionen skal informere Uddannelsesstyrelsen under Uddannelses- og Forskningsministeriet om dato for overgang, og procedure skal aftales.

    Bemærk, at alle skoleophold, der ikke kan indberettes fra det nye system, skal være indberettet inden overgangen.

     helpdesk@su.dk

    x x
     
    UddannelsesGuiden UVM
    STIL

    STIL orienterer UG-redaktører om overgangen.

      x x
    x
    Ungedatabasen UVM
    STIL

    STIL orienterer produktejer om overgangen.

      x
    x
    x
    UNI-Login
    UVM
    Skolen

    Det er skolens eget ansvar sammen med sin leverandør at sikre sig, at eventuel integration fungerer med det nye system.

    Ved eventuelle fejl efter overgang skal henvendelse rettes til STIL's support for UNI-Login.

    Henvendelse til STIL's support for UNI-Login

    x
    x
    x
    VisKvalitet UVM STIL

    STIL orienterer produktejer om overgangen.

        x
    XPRS og Netprøver UVM Skolen

    Ved overgang skal skolens sammen med sin leverandør sikre sig, at alle relevante nøgler fra EASY-A, der benyttes i kommunikationen med XPRS, videreføres i det nye system.

    Alternativt skal skolen vælge et tidspunkt for overgang, hvor der ikke er igangværende aktivitet ift. XPRS.

      x
       
    Øvrige myndigheder og organisationer
    Nationalt Skolen

    Alt efter hvilke uddannelser, som skolen udbyder, kan skolen være forpligtet til at orientere andre myndigheder og organisationer om den forestående fusion eller migrering. Det gælder bl.a.: Industriens Uddannelser, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Miljøstyrelsen, Danmarks Statistik, m.fl.

    Industriens Uddannelser: Inger Riber, inr@iu.dk

    x x
    x
    Øvrige studiesystemer Lokalt Skolen

    Hvis skolen benytter flere samtidige studieadministrative systemer, skal skolen sikre sig, at de forskellige systemer retter til ved både fusion og migrering. Skolen skal i så fald aftale nærmere med leverandørerne af de studieadministrative løsninger.

      x
    x
    x
    Øvrige tredjeparter
    Lokalt Skolen

    Ved en fuld overgang, hvor EASY-A lukkes for brug, så afbrydes al kommunikation med tredjepartssystemer. Skolen skal derfor sørge for, at opgaver i tredjepartssystemer er færdiggjorte.

    Skolen skal selv sørge for at håndtere diverse tredjepartssystemer samt orientere leverandørerne af disse, hvis systemerne fortsat skal benyttes efter fusionen eller migreringen. Det kan fx være Brobygning, UMS, Medarbejderplan, m.fl.

    Skolen bør desuden være opmærksom på, at hvis man henter oplysninger om kursusudbud, skemaoplysninger m.v. til hjemmesiden eller til andre produkter, skal disse hentes fra det nye system.

      x
    x
    x


    • Interessent indeholder navn på modtager eller system, som har en opgave i forbindelse med overgangen.
    • Område kan være UVM's område, et nationalt system eller lokal aftale.
    • Tovholder kan være skolen eller STIL.
    • Beskrivelse indeholder en uddybning af opgaven.
    • Kontaktoplysninger er udfyldt, hvor det giver mening.
    • GYM, EUD og AMU indeholder en markering af, hvilket uddannelsesområde der er i spil.

     

    Hvis man har ønsker eller rettelser til listens indhold, kan der rettes henvendelse til Claus Huulgaard Sørensen. Se kontaktoplysninger nedenfor.

     

    Sidst opdateret: 22. marts 2019