Styrelsen modtager henvendelser fra borgere om mange forskellige forhold vedrørende uddannelse og forskning, herunder ofte om forhold som vedrører de personer, der kontakter styrelsen. Der behandles personoplysninger med henblik på at besvare henvendelserne.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne besvare den konkrete henvendelse.

Retsgrundlaget for styrelsens besvarelse af henvendelser fra borgere er i mange tilfælde uskrevne retsgrundsætninger og principper for god forvaltningsskik, hvorefter styrelsen som udgangspunkt skal vejlede eller i øvrigt besvare henvendelser, som rettes til styrelsen. En vejledningsforpligtelse følger i afgørelsessager derudover af forvaltningslovens § 7, når henvendelsen vedrører spørgsmål inden for myndighedens område.

Kategorier af registrerede personer

Styrelsen behandler personoplysninger om den person, der henvender sig. Afhængigt af den konkrete henvendelse kan der også behandles oplysninger om bipersoner.

Kategorier af personoplysninger

Styrelsen behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig med henblik på at kunne besvare henvendelsen. Det kan også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger med henblik på at besvare henvendelsen, typisk hvis sådanne oplysninger er nævnt i henvendelsen. Der vil ofte være tale om almindelige oplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme oplysninger.

Videregivelse af personoplysninger

Styrelsen videregiver nogle gange personoplysninger til Undervisningsministeriets anden styrelse eller til ministeriets departement med henblik på faglig sparring. Derudover videregives personoplysningerne nogle gange til de relevante uddannelsesinstitutioner med det formål at oplyse en sag.

Hvor kommer personoplysningerne fra?

Personoplysninger stammer normalt fra den person, der henvender sig til styrelsen.

Opbevaring af personoplysninger

Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (cirka hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevarer styrelsen en kopi i cirka fem år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i styrelsen.

Sidst opdateret: 24. oktober 2018