Ved skift af SA-system er der en række opgaver, som institutionen skal håndtere. Derudover skal institutionen informere en række myndigheder og samarbejdspartnere. Det er den enkelte institutions ansvar at sikre, at alle relevante organisationer og institutioner bliver orienteret, og at institutionen lever op til de eksisterende krav ved skift af SA-system.
Varsling af skift af 2 måneder før overgangsdato
Senest 2 måneder før den ønskede overgangsdato til et nyt SA-system skal institutionen informere følgende om skiftet:
- Styrelsen for It og Læring (fritvalg@stil.dk) med henblik på koordinering af systemskiftet med styrelsens systemer samt dialog og sparring med institutionen om skift af SA-system.
- Styrelsen for Undervisning og Kvalitet (tore.dyrberg-jessen@stukuvm.dk) med henblik på koordinering af opgaver i forbindelse med aktivitetsindberetning og udbetaling af tilskud.
Ud over Børne- og Undervisningsministeriet skal en række andre myndigheder orienteres. I nedenstående liste er samlet en række af de myndigheder, der skal orienteres i forbindelse med skift af SA-system. Listen er ikke udtømmende.
Varsling af øvrige parter
Vær opmærksom på, hvem der er relevant at orientere om skift af SA-system, eksempelvis faglige udvalg, leverandører af tredjepartssystemer, samarbejdsskoler om fx udveksling af data. For erhvervsuddannelserne gælder det særligt i forhold til elevflytning, -deling, -udlån og booking på eksterne skolehjem. For AMU kan det omfatte AMU-udlånsaktivitet. Det skal i disse tilfælde afklares, hvordan udveksling af data håndteres.
Opgaveoversigt ved skift af studieadministrativt system
I oversigten, der henvises til nedenfor, kan du læse om, hvem der skal informeres, samt hvilke opgaver der skal håndteres, ved skift af SA-system. Opgaveoversigten er vejledende og ikke en udtømmende liste. Den indeholder både opgaver, som institutionen er ansvarlig for, og opgaver, som Styrelsen for It og Læring er ansvarlig for.
Opgaveoversigt ved skift af studieadministrativt system (version 1-12-2022) (viden.stil.dk)