Styrelsen modtager anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven og forvaltningsloven. Der behandles personoplysninger med henblik på at besvare anmodningerne.
Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne besvare anmodninger om aktindsigt.
Retsgrundlag for aktindsigt
Der kan anmodes om aktindsigt Jf. FVL § 9, stk. 1, hvorefter den der er part i en sag, hvori der er, eller vil blive trukket afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter.
Jf. FVL § 1, stk. 2, omfatter en parts ret til aktindsigt ikke de i §§ 12-15 b nævnte undtagelser.
Jf. OFL § 7, stk. 1, kan enhver, med de undtagelser der er nævnt i andre af lovens bestemmelser, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået eller oprettet af en forvaltningsmyndighed.
Retsgrundlag for behandling af personoplysninger i forbindelse med anmodning om aktindsigt
Retsgrundlaget for behandling af almindelige personoplysninger findes i databeskyttelsesforordningens art. 6 stk. 1 litra a-f samt databeskyttelseslovens §§ 9 og 10.
Såfremt der behandles følsomme personoplysninger, kan retsgrundlaget herfor findes i databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a-i, samt databeskyttelseslovens § 7, stk. 4.
Kategorier af personoplysninger
Styrelsen behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig.
Det kan også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger med henblik på at besvare henvendelsen, typisk hvis andre personoplysninger nævnes i det materiale, der anmodes om aktindsigt i. Der vil ofte være tale om almindelige oplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om mere følsomme oplysninger.
Videregivelse af personoplysninger
Personoplysninger om bipersoner videregives i visse tilfælde til den, der anmoder om aktindsigt.
Hvor kommer personoplysningerne fra?
Kontaktoplysninger stammer fra den person, der henvender sig til styrelsen. Ved andre typer oplysninger afhænger det af den konkrete sag, hvor oplysningerne stammer fra.
Opbevaring af personoplysninger
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (cirka hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevarer styrelsen en kopi i cirka fem år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i styrelsen.