Formålet med behandlingen af personoplysninger
Som led i sit arbejde som offentlig myndighed, modtager Styrelsen henvendelser fra borgerne om forskellige forhold vedrørende uddannelse og forskning, herunder også forhold som vedrører de personer, som kontakter styrelsen jf. Forvaltningslovens § 7, stk. 1 og Offentlighedslovens § 1. Med henblik på at yde vejledning og bistand til de personer som henvender sig med spørgsmål, behandles der personoplysninger.
Formålet med behandlingen af personoplysninger er således, at kunne besvare den konkrete henvendelse, og yde vejledning og bistand til de personer som henvender sig.
I forbindelse med besvarelse af din henvendelse, behandler Styrelsen dine personoplysninger, efter reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.
Styrelsens hjemmel til behandlingen af personoplysninger
Hvilket retsgrundlag der gøres gældende afhænger af hvilken type oplysninger, der behandles i den konkrete sag.
Retsgrundlaget for behandling af almindelige personoplysninger findes i databeskyttelsesforordningens art. 6 stk. 1 litra af samt databeskyttelseslovens §§ 9 og 10.
Såfremt der behandles følsomme personoplysninger, kan retsgrundlaget herfor findes i databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a-i, samt databeskyttelseslovens § 7, stk. 1-5.
Dine rettigheder
Du har en række rettigheder, I forbindelse med ministeriets behandling af dine personoplysninger, som er sikret i databeskyttelsesforordningen.
Du har ret til:
- Indsigt – du har til hver en tid ret til at få at vide, hvilke oplysninger vi har om dig.
- Berigtigelse – du har ret til at bede os om fx at få rettet oplysninger, som er forkerte eller vildledende.
- Begrænsning – Den registrerede har ret til fra den dataansvarlige at opnå begrænsning i behandlingen af personoplysninger, hvis én af forholdene i art. 18, stk. 1, litra a-d gør sig gældende.
- Sletning – du har som udgangspunkt ret til at blive slettet, men som offentlig myndighed kan vi normalt ikke slette oplysningerne pga. særlige regler i offentlighedsloven og arkivloven.
- Indsigelse – hvis du ikke mener, at vi har nogen grund til at bruge dine personoplysninger, har du også ret til at fortælle os det.
- Dataportabilitet – du har som udgangspunkt ret til at få en kopi af dine oplysninger i et maskinlæsbart format, som du kan give til en anden dataansvarlig. Retten gælder dog ikke, når vi bruger oplysningerne i vores arbejde som offentlig myndighed, men kan fx være relevant, hvis behandlingsgrundlaget er en kontrakt mellem den dataansvarlige og en registreret.
Såfremt du henvender dig på baggrund af behandlingen af din personoplysninger i forbindelse med statistiske projekter, kan du læse mere om dine rettigheder på datatilsynets hjemmeside (datatilsynet.dk).
Klage til datatilsynet
Du har også ret til at klage til datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine oplysninger på.
Du finder datatilsynets kontaktoplysninger på hjemmesiden datatilsynet.dk
Dataansvar og databeskyttelsesrådgiver
Vi i Styrelsen er dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger, og du er altid velkommen til at kontakte os, eller ministeriets databeskyttelsesrådgiver Karsten Vest Nielsen, hvis du skulle have spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger.
Videregivelse af personoplysninger
Såfremt det er nødvendigt for at kunne besvare sin henvendelse kan Ministeriets give oplysninger videre til Ministeriets Departement eller Styrelsen for undervisning og kvalitet med henblik på faglig sparring. Derudover videregives personoplysningerne nogle gange til de relevante uddannelsesinstitutioner med det formål at oplyse en sag.
Der kan også være lovmæssige forpligtelser som kræver at dine personoplysninger videregives til andre myndigheder. Det vil fx være tilfældet, hvis den sag du henvender dig om skal behandles af andre myndigheder.
Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger stammer normalt fra den person, der henvender sig til styrelsen.
Opbevaring af personoplysninger
Dokumenter med personoplysninger skal journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovens regler (cirka hvert 5. år). Ministeriet opbevare personoplysninger så længe der er behov herfor eller såfremt Ministeriet er forpligtet hertil i henhold til Arkivloven, hvorefter offentlige myndigheder er forpligtet til at aflevere bevaringsværdige data og dokumenter til et offentligt arkiv.
Efter aflevering til arkivmyndighederne bevarer styrelsen en kopi i cirka fem år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i styrelsen.