Styrelsen for It og læring har i samarbejde med lederforeningerne på ungdomsuddannelsesområdet og voksen- og efteruddannelsesområdet udarbejdet oversigt over krav til opbevaring og sletning af data i de studieadministrative systemer. Oversigten er udarbejdet med udgangspunkt i gældende regelsæt. Oversigten er alene vejledende og ikke en udtømmende liste.
Bemærk,
- at lovgivningen stiller særlige krav om opbevaring af de oplysninger, der lægger til grund for beviser.
- at for de øvrige oplysninger tages udgangspunkt i de almindelige bestemmelser for opbevaring af dokumenter i arkivloven, hvoraf det fremgår, at dokumenter først må slettes, når der ikke længere er et administrativt eller retligt forhold for dem.
- at for oplysninger vedrørende sagsbehandling lægges de forvaltningsretlige regel og principper til grund.
Hvornår data kan slettes, afhænger af en konkret vurdering fra de enkelte uddannelsesinstitutioner. Uddannelsesinstitutionerne skal således være opmærksomme på krav til opbevaring og arkivering, herunder evt. aflevering til Rigsarkivet. Uddannelsesinstitutioner kan være underlagt forskellige regelsæt.